Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens

Der Anlass für das gewählte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmännischen Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen für Nutzfahrzeuge an.

Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Lösung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung für ein DMS wurde ohne eingehende Voruntersuchung gefällt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der vorliegenden Arbeit durchgeführt, um den Nutzen und die Risiken eines DMS-Einsatzes näher zu betrachten.

Aus der Praktikumssicht können Gründe für die Aktualität und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Gründe sind ständig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten für die Archivierung von Dokumenten.

In der kaufmännischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschäftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder.

Knappe Budget-/Personalkapazitäten, hohe Ausfallhäufigkeit von geschäfts-kritischen Anwendungen, heterogene Systemlandschaft und kein Dokumentenmanagement sind weitere Einschränkungen. Die aufgezählten Mängel auf operativer und Ressourcenebene wirken sich mittel- und langfristig negativ auf die Geschäftsentwicklung aus, weil der operative Geschäftsbetrieb nicht mehr effizient genug funktioniert. Sinkende Servicequalität, nachlassende Wettbewerbsfähigkeit, geringere Umsätze und Gewinne können die Folge sein.

Die genannten Probleme könnten durch einen DMS-Einsatz gelöst werden. Voraussetzung ist eine genaue Überprüfung des wirtschaftlichen Nutzens einer solchen Systemeinführung. Positive Folgen einer DMS-Nutzung können eine langfristige Kosteneinsparung, verbesserte Prozesse sowie höhere Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit sein.

Kapitel 2.3.2, Wesentliche Funktionsbereiche:

Ein DMS realisiert die Funktionen der Ein-/Ausgabe, Ablage, Verwaltung und Administration.

Die Eingabe besteht aus dem Eingabemodul, dem Dokumenteneingang und der Indizierung von Dokumenten.

Eingabemodule können realisiert sein als Direktarchivierung aus Fremdverfahren über Schnittstellen, manueller Archivierung per dialoggesteuerter Attributerfassung oder Host-Archivierung per COLD Komponente.

Der Dokumenteneingang erfolgt über verschiedene Eingangswege. Dokumente gehen ein über Post-, Fax-, Emaileingang, Datenleitung (EDI, XML), PC- (z.B. Office-Programme) und EDV-Anwendungen (z.B. FiBu). Dokumente werden manuell oder automatisch indiziert. NCI-Dokumente werden meistens manuell indiziert per Erfassungsmaske. Verfahren, die mit COLD, Volltext, EDI/EDIFACT, Barcode arbeiten, generieren automatisch Indizes aus vorhandenen Quellen.

Die Ablage umfasst die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Die Verwaltung klassifiziert Dokumente und verarbeitet sie weiter, erstellt Konfigurationen und Stati von Dokumenten, repliziert und strukturiert Dokumente (Mappen oder Container).

Die Archivierung besteht aus Archivierungs- und Verwaltungsmodul (häufig Jukebox), technischen Komponenten/Verfahren und der Archivadministration. Der Zugriff auf das Archivierungs- und Verwaltungsmodul erfolgt nur über die Komponenten der Eingabe- und Ausgabemodule. Daten und Dokumente werden meistens per Jukebox-Verfahren archiviert (optische Archivierung). Die Dokumentenzugriffszeit kann durch optimierte Cacheeinstellung auf ein Minimum reduziert werden.

Die Ablage wird technisch durch schnelle Festplattensysteme und Cachespeicher realisiert. Meta-Datenbank und Archivierungsmodul werden gewöhnlich zur Speicherung von Dokumenten verwendet. Relationale/netzwerkfähige Datenbanken, Volltext-/XML-Datenbanken sind auch möglich. Die Archivierung erfolgt mit Jukeboxen (mit WORM, MO- oder CD-ROM-Datenträger) und die Datensicherung per Spiegelung (RAID-Systeme).

Aufgaben der Archivsverwaltung und Ablage sind Jukeboxen/Caching einrichten und Medien/Datenbank verwalten.

Die Ausgabe umfasst Funktionen der Recherche und Reproduktion. Die Recherche unterscheidet die Struktur- und die Volltextsuche. Die Struktursuche verwendet festgelegte Suchbegriffe (Klassifikation, Schlagwörter, Attribute). Bei der Volltextsuche wird der Inhalt des gesamten Dokuments nach Suchbegriffen abgesucht. Bei der Reproduktion werden Dokumente gedruckt, am Bildschirm angezeigt, mit passender Applikation gestartet, per Web-Client recherchiert, importiert, etc.

Administrationsaufgaben sind die Installation und Pflege von Benutzerein stellungen und Zugriffsberechtigungen, Komponentenanschlüssen und Schnittstellenintegrationen mit anderen Anwendungen sowie Backup und Recovery.

Schnittstellen und Umgebung:

Die Schnittstellen können mehreren Funktionsbereichen zugeordnet werden. Die Erstellung/Erfassung erfolgt per TWAIN, Email-/Faxeingang, die Ablage per WebDAV, ODMA, ODBC, die Verteilung per PDF, Email-/Faxausgang und die Benutzerverwaltung per LDAP, Active Directory (Microsoft), NDS (Novell), YP/NIS (Sun).

Erstellung/Erfassung: NCI-Dokumente werden erfasst per TWAIN-Schnittstelle von Scannern, Digitalkameras. Faxe und Emails können automatisch (per Anwendungsintegration) vom DMS erfasst werden.

Ablage: Dokumente können mit WebDAV per Intranet/Internet im Team erstellt und bearbeitet werden. DMS-Datenbankzugriffe können applikations- und betriebssystemunabhängig per ODBC-Schnittstelle realisiert werden. Produkte von Bürokommunikationssoftware können per ODMA in ein DMS integriert werden.

Verteilung: PDF-Dokumente können einfach verteilt und verwendet werden, weil sie durch Verschlüsselung geschützt und nicht weiter modifiziert werden können.

Benutzerverwaltung: LDAP ermöglicht den Zugriff auf bereits vorhandene Benutzergruppen in der IT-Infrastruktur der Organisation. Die Verzeichnisdienste Active Directory (Microsoft) und NDS (Novell) enthalten beide LDAP.

Umgebung von DMS: DM-Systeme können erweitert werden durch Komponenten, andockbare Systeme und Dokumentquellen.

Ein DMS kann aus verschiedenen Komponenten aufgebaut sein je nach seinem Einsatzzweck. Komponenten sind z.B. OCR/ICR (zum Erfassen/Erkennen), Viewer (zum Anzeigen), elektronische Signatur (zum Aufbereiten), Volltext-Retrieval/Text-Mining (spezielle Suchmethoden) und Datenbank-/ Archivsysteme (zum Speichern).

Datenbank- und Archivsysteme können die Dokumente langfristig speichern. Mit Volltext-Retrieval und Text-Mining können Dokumente nach bestimmten Kriterien recherchiert werden.

Ein DMS kann je nach Einsatzzweck mit verschiedenen kompatiblen Systemen kombiniert werden.

Wesentliche andockbare Systeme sind Workflowsysteme, Groupware/Work-groupsysteme, Standardsoftware (SAP R/3, Office-Suiten), Individualprogramme, Webanwendungen/Portale und Wissens-/Content-Management-Systeme.

Als Dokumentquellen können Dokumente angesehen werden, die z.B. per COLD dem DMS bereitgestellt werden.